Description de l’offre
Le/la gestionnaire accomplira tous les actes de gestion administrative, financière et RH des personnels CNRS et de leurs financements (y compris externes), et certains actes de gestion administrative des personnels CEA .
Activities
En collaboration avec la Délégation CNRS (DR4) et les services dédiés, le/la gestionnaire aura en charge de réaliser de manière autonome, toutes les activités de gestion administrative, financière et/ou de ressources humaines de l’PhT (URA 3681), et plus particulièrement :
– les achats et commandes,
– les missions (ordre de mission, liquidation des frais),
– la gestion du personnel non permanent CNRS : montage des dossiers de recrutements et suivi des contrats (prolongations, renouvellement, titres de séjour, dossiers d’accueil, mise à jour de l’annuaire web du labo),
– la formation : recensement et transmission des besoins de l’unité, gestion des inscriptions en formation,
– la gestion des financements externes dans le respect des délais (commandes, missions, recrutements, tableaux de données et reportings à fournir à l’Europe).
Sur cette partie de gestion purement CNRS, il/elle aura en outre la responsabilité de l’ensemble des actes administratifs de l’IPhT, incluant le suivi de l’exécution du budget, les arrêtés comptables de fin d’année, les mises en place de crédits de début d’année, incluant un reporting régulier vers l’équipe de direction du laboratoire (Directrice d’Unité, Directeur adjoint et Responsable administrative).
Il/elle aura également la responsabilité de former et informer ses collègues du groupe support aux outils informatiques et aux procédures du CNRS, et de mettre en place un fonctionnement par binôme, permettant de pallier aux absences pour congés de chacun des membres du groupe support.
En collaboration avec les autres membres du groupe support, et en coordination avec les services RH et Finance du CEA, il/elle prendra en charge :
– les dossiers d’accueil au CEA des collaborateurs extérieurs invités par le laboratoire
– la liquidation des missions des chercheurs du CEA
En coordination avec l’ensemble de l’équipe de support, il/elle participera à toutes les tâches liées à l’activité de soutien du groupe administratif du laboratoire :
– le secrétariat, le courrier, la gestion des clés des bureaux, et des cartes de cantine
– la réservation des salles de séminaires
– l’accueil, l’information et l’accompagnement des différents collaborateurs et interlocuteurs de l’unité dans leurs démarches et leur installation
– la participation à l’organisation de conférences sur site (3 conférences internationales dans l’année en moyenne)
Skills
Connaissances, savoirs généraux :
– Connaissance de la réglementation financière et comptable applicable aux établissements publics de recherche
– Connaissance de la réglementation en matière d’achat public
– Connaissance générale de la gestion des ressources humaines appréciée
– Pratique de l’anglais (niveau B1 du Cadre européen commun de référence pour les langues (CECRL)
Compétences opérationnelles :
– Maîtriser le packoffice (Word, Excel, Powerpoint, etc) et les outils de bureautique
– Savoir s’approprier les outils de gestion du CNRS (Reseda, Geslab, Webcontrat, etc)
– Organisation et rigueur dans le suivi des dossiers
– Autonomie de gestion et aptitude à alerter et transmettre les informations utiles ou sensibles à sa/son responsable
– Savoir élaborer des tableaux de bord
– Savoir suivre des échéances et gérer ses activités dans un calendrier complexe
– Qualités relationnelles avec les chercheurs de l’institut, l’équipe du support et les différents interlocuteurs CEA et CNRS
– Capacité d’adaptation et aptitude à la polyvalence
Work Context
Dans un environnement CEA, l’Institut de physique théorique (IPhT) est une unité mixte de recherche CEA/CNRS d’environ 120 personnes dont 35 physiciens CEA, 15 physiciens CNRS et environ 60 doctorants et post-doctorants.
De très nombreuses recherches sont poursuivies à l’IPhT. Elles ont principalement pour but de formuler et étudier les lois physique et mathématiques qui régissent notre univers, sa structure et son organisation, et couvrent presque tous les grands sujets de la physique théorique moderne : elles vont de l’étude des interactions fondamentales, visant en particulier à décrire l’univers primordial, jusqu’à l’élaboration de modèles pour comprendre certaines structures biologiques. Elles passent aussi par l’étude mathématique de systèmes complexes en physique statistique et en théorie des champs.
Le poste est rattaché au groupe support qui est composé de 7 personnes (3 gestionnaires, 2 informaticiens, 1 documentaliste également chargée de communication et de formation, 1 responsable administrative) qui couvre des missions très diverses de soutien aux chercheurs. Le/la gestionnaire travaille sous la responsabilité de la responsable administrative de l’unité.
Le poste proposé est basé à l’Orme des Merisiers, situé à proximité du site principal du CEA/Saclay (91)..
Profil du candidat
Vous êtes titulaire d’un Bac+2 , vous recherchez une première expérience.
Localisation du poste
Site
CEA Paris-Saclay
Localisation du poste
Site de l’Orme des Merisiers
Ville
Gif sur Yvette
Critères candidat
Langues
Français – Anglais (Intermédiaire)
Formation recommandée
Bac+2